Sharepoint | SHAREFLEX Lösung
E-Rechnung
mit Shareflex Invoice
E-Rechnung mit Shareflex Invoice –
die praktische und flexible Lösung
Schrittweise erfolgt die verpflichtende Einführung der E-Rechnung in Deutschland. Bereits heute verschicken viele Unternehmen Rechnungen in digitaler Form. Auch aus diesem Grund ergibt es Sinn, wenn Sie schon jetzt eine innovative Lösung implementieren und die Vorteile der Digitalisierung nutzen.
Shareflex Invoice ist die flexible sowie naheliegende Lösung, mit der Sie die gesetzlichen Auflagen erfüllen und gleichzeitig Abläufe automatisieren. Wir von pepperbits sorgen für eine nahtlose Implementierung in Ihre Unternehmensabläufe und Microsoft 365.
SharePoint – die ideale Plattform für den Empfang von E-Rechnungen
Möchten Sie Eingangsrechnungen digitalisieren, ist SharePoint eine ideale Option. Zum einen, da viele Unternehmen bereits Microsoft 365 einsetzen. So integriert sich die E-Rechnungsverarbeitung in SharePoint problemlos in Ihre vorhandenen Abläufe.
Zum anderen, weil die Plattform wie gemacht dafür ist, um elektronische Rechnungen zu verarbeiten.
SharePoint in Kombination mit Shareflex Invoice stellt Ihnen eine Umgebung bereit, mit der Sie elektronische Rechnungen verarbeiten und alle Aufgaben in diesem Bereich auf einer Plattform erledigen. Für die Verarbeitung von E-Rechnungen benötigen Sie auf diesem Weg keine zusätzlichen Anwendungen oder Systeme.
Shareflex Invoice kann E-Rechnungen empfangen und verarbeiten sowie darüber hinaus auch archivieren. Mit dieser Lösung können Sie also nicht nur Eingangsrechnungen digitalisieren, sondern automatisieren auch weite Teile der Abläufe. So reduzieren Sie die Durchlaufzeiten und sorgen für fehlerfreie Abläufe.
Das sind die gesetzlichen Vorgaben:
Warum Unternehmen frühzeitig reagieren sollten
Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland unter bestimmten Voraussetzungen eine Pflicht für die Ausstellung von E-Rechnungen.
Dies betrifft zunächst Unternehmen, deren Jahresumsatz 800.000 Euro übersteigt und dann den Rechnungsverkehr im B2B-Bereich. Das bedeutet gleichzeitig, dass Sie als kleineres Unternehmen ebenfalls bereits heute E-Rechnungen erhalten können, selbst wenn Sie noch nicht unter diese gesetzliche Verpflichtung fallen. Deshalb müssen alle Unternehmen in Deutschland schon jetzt Lösungen finden, um E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
Das ist ein Grund, warum es bereits jetzt sinnvoll ist, die Grundlagen zu schaffen, um E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Dabei ist es primär wichtig, dass Ihre Lösung die gesetzlichen Vorgaben erfüllt. So müssen E-Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format erstellt werden. Außerdem sind die Formate XRechnung sowie ZUGFeRD als gesetzeskonform klassifiziert. Andere Lösungen erfüllen hingegen nicht die Vorgaben.
Zahlreiche Unternehmen haben bereits in den letzten Jahren auf digitale Rechnungen mit eigenen Formaten umgestellt. So verschicken Betriebe Rechnungen als reines PDF oder EDI-Rechnungen. Tatsächlich erfüllen diese Formate nicht die gesetzlichen Anforderungen, die seit Anfang 2025 gelten. Laut dem Gesetz in § 14 UStG gilt seit Beginn 2025 ein Datensatz im XML-Format als Rechnung. Dieser Datensatz muss dann auch revisionssicher gespeichert werden. Dies übernimmt die Rechnungsverarbeitung mit Shareflex ebenfalls für Sie.
Viele Standards – eine Lösung: Rechnungsverarbeitung mit Shareflex
Bei den E-Rechnungen gibt es aktuell verschiedene Standards, darunter XRechnung und ZUGFeRD.
Zudem sind die gesetzlichen Vorgaben noch neu und zahlreiche Unternehmen sind sich unsicher, wie sie diese Vorgaben am besten umsetzen sollen. Das sorgt für Verwirrung, was nachvollziehbar ist.
Sinnvoll ist, wenn Sie sich für eine Lösung entscheiden, die alle E-Rechnungen empfangen und verarbeiten kann. Dies ist mit SharePoint und Shareflex Invoice möglich. Diese Lösung kann alle elektronischen Rechnungen verarbeiten, die im Format XRechnung und ZUGFeRD vorliegen. Damit deckt SharePoint E-Rechnungen ab, die nach den neuen Anforderungen zugelassen sind.
Zudem profitieren Sie von weiteren Vorteilen, wenn Sie Eingangsrechnungen digitalisieren. So ist eine vollständige Rechnungsprüfung ohne Wechsel der Plattform mit E-Rechnungsverarbeitung in SharePoint möglich. Das erlaubt eine Automatisierung der Abläufe.
Über die Rechnungsverarbeitung mit Shareflex erhalten Sie also eine zukunftssichere und bequeme Lösung. Eingangsrechnungen digitalisieren Sie aus diesem Weg rechtssicher und bequem. Sie sind mit Shareflex Invoice also für alle kommenden Aufgaben bestens aufgestellt, unabhängig davon, ob Sie bereits heute oder erst in Zukunft selbst E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellen müssen.
Wir beraten Sie umfassend und stehen Ihnen bei der Implementierung und technisch Umsetzung zur Seite.
Mo-Fr 9:00-17:00 Uhr
Telefon: 0331 23 18 990
E-Mail: info@pepperbits.de
Die E-Rechnungsverarbeitung in SharePoint –
so läuft der Prozess in der Praxis ab
1. Automatisierter Einstieg: So gelangen E-Rechnungen ins System
Die Rechnungsverarbeitung mit Shareflex zeichnet sich durch einen hohen Grad an Automatisierung und zeitsparenden Prozessen aus. So arbeitet das System einen Workflow ab, der vom Rechnungseingang bis zur Rechnungsablage reicht.
Zunächst ruft SharePoint E-Rechnungen automatisch ab, zum Beispiel aus dem digitalen Posteingang oder dem verknüpften E-Mail-Postfach. Hier erfasst SharePoint E-Rechnungen, die mit maschinenlesbaren XML-Daten versehen sind, also die gesetzlich erlaubten Formate XRechnung und ZUGFeRD. Im SharePoint Rechnungseingang erfolgt zunächst eine automatische Prüfung, ob die Rechnungsdaten vollständig und korrekt sind. So stellt die E-Rechnungsverarbeitung in SharePoint selbstständig fest, ob alle erforderlichen Informationen vorhanden sind. Falls nicht, gibt das System bereits an diesem Punkt eine Meldung heraus, wenn Sie elektronische Rechnungen verarbeiten.
2. Manuelle Prüfung leicht gemacht – mit grafischer Unterstützung
Anschließend erfolgt eine manuelle Prüfung und Freigabe der Rechnung. Wenn Sie eine elektronische Rechnung verarbeiten, stellt Ihnen Shareflex Invoice dabei automatisch eine grafische PDF-Version zur Verfügung. Das ist enorm hilfreich, denn das Format XRechnung beispielsweise wird im Gegensatz zu ZUGFeRD ausschließlich in einem maschinenlesbaren XML-Format ausgeliefert. Dies macht die manuelle Sichtprüfung fast unmöglich und Shareflex Invoice erleichtert Ihnen diesen Schritt enorm.
3. Flexibel anpassbar: Workflows, Freigaben und Buchhaltungsprozesse
Dieser Prozess ist zudem frei konfigurierbar. So passen Sie die Rechnungsverarbeitung mit Shareflex genau an Ihre Wünsche und Abläufe an. Dabei stehen wir von pepperbits Ihnen natürlich mit Rat und Tat zur Seite. Gemeinsam passen wir den Workflow so an, dass er zu Ihren Prozessen passt, sodass Sie zukünftig bequem elektronische Rechnungen verarbeiten können. Zu den Optionen gehören eine Vier-Augen-Kontrolle, Einhaltung von Freigabelimits, eine Stellvertreterregelung oder auch die individuelle Anpassung von Fristen für die Wiedervorlage.
Bei der E-Rechnungsverarbeitung in SharePoint erfolgt dann eine automatische Zuordnung zum Kreditor. Das erleichtert Ihnen die Arbeit in der Buchhaltung nochmals deutlich. An diesem Punkt müssen Sie nicht erneut die Eingangsrechnungen digitalisieren, denn diese sind bereits über die E-Rechnungsverarbeitung in SharePoint in Ihrem System. So gleicht SharePoint E-Rechnungen mit offenen Lieferungen in der Kreditorenbuchhaltung ab, wenn Sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten.
- Ihre Buchhaltung ist somit jederzeit auf einem aktuellen Stand, was ein interessanter Nebeneffekt ist, wenn Sie Eingangsrechnungen digitalisieren.
4. Revisionssicher archivieren und nahtlos in Microsoft 365 integrieren
Im letzten Schritt archiviert SharePoint die E-Rechnung. Das findet nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern statt. So sind in SharePoint die E-Rechnungen revisionssicher abgelegt. Das gelingt mit den Formaten XRechnung und ZUGFeRD besonders platzsparend und einheitlich. So können Sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten sowie dann elektronisch im XML-Format archivieren. Suchen Sie später eines dieser Dokumente, öffnen Sie dieses einfach mit SharePoint als E-Rechnung. Dabei gelingt die Suche über Kreditorennummer, Name, Datum und andere Meta-Informationen. Über die E-Rechnungsverarbeitung in SharePoint finden Sie also selbst alte Vorgänge zielsicher innerhalb von Sekunden. Dabei bereitet die Rechnungsverarbeitung mit Shareflex auch alte Informationen immer grafisch auf.
Die ganze Lösung integriert sich nahtlos in Ihre Microsoft 365 Umgebung. Das bedeutet auch, dass Sie keinerlei zusätzliche Software oder Plattform beschaffen müssen. Ihre Mitarbeitenden sind den Umgang mit Microsoft 365 und SharePoint bereits gewohnt, sodass die Einarbeitungszeit minimal ausfällt. Die Rechnungsverarbeitung mit Shareflex und SharePoint ist also einfach in Ihre Prozesse zu integrieren.
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Sie wollen zukünftig E-Rechnungen empfangen und verarbeiten, unabhängig, ob diese im Format XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen? Benötigen Sie eine Lösung, um elektronische Rechnungen zu verarbeiten und Prozesse in der Buchhaltung zu automatisieren? Dann ist die Verarbeitung elektronischer Rechnungen direkt im SharePoint die Lösung. Kontaktieren Sie uns gerne unverbindlich für mehr Informationen:
E-Rechnungsverarbeitung in SharePoint –
pepperbits ist Ihr kompetenter Partner
Suchen Sie nach einer Lösung, um Eingangsrechnungen zu digitalisieren und möchten möglichst automatisch elektronische Rechnungen verarbeiten? Dann ist Shareflex Invoice in Verbindung mit SharePoint die Lösung für Sie!
Bei Digitalisierungsprozessen ist zudem ein starker Partner mit Erfahrung Gold wert. Wir von pepperbits haben uns auf Microsoft 365 und SharePoint spezialisiert. So verfügen wir über Erfahrung im Bereich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten mit SharePoint sowie Shareflex Invoice. Wir stehen Ihnen kompetent zur Seite, egal ob es sich um die Rechnungsverarbeitung mit Shareflex oder Fragen zum Thema SharePoint handelt.