Digtilisierung durch Sharepoint
Dokumentemanagement ist mehr als nur Dokumentenablage
Ein effizientes Dokumentenmanagement (DMS) oder ein umfassendes Enterprise Content Management (ECM) bilden die wichtigste Basis zur Optimierung Ihrer administrativen Abläufe. Insbesondere in Berufen, die auf Büroarbeit basieren, bietet eine digitale Lösung enorme Vorteile.
Unser Ziel ist es, mit dem digitalen Schreibtisch einen ganzheitlichen Blick über die betreffenden Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen zu schaffen. Anders als in abgekapselten Insellösungen schaffen wir die Integration in bestehende Microsoft 365-Umgebungen.
Der digitale Schreibtisch ist daher eine auf dem Microsoft SharePoint basierende, flexibel anpass- und erweiterbare Lösung, welche in erster Linie die täglichen Aufgaben wie auf einem geordneten Schreibtisch organisiert und visualisiert. Aber der digitale Schreibtisch kann weit mehr. In der digitalen Welt ist es mit unserer Lösung problemlos möglich alle Ablagen direkt mit dem virtuellen Schreibtisch zu verlinken und die unterschiedlichsten Dokumente in diesen Ablagen so nicht nur im Büro, sondern auch im mobilen Einsatz jederzeit zur Verfügung zu stellen.
EFFIZIENTE
TEAMARBEIT
DOKUMENTEN
VERWALTUNG
SKALIERBARKEIT &
INTEGRATION
Integration vervielfacht
den Nutzen von IT
Ein Prozessbeispiel von der Auftragsdisposition bis zum Rechnungseingang:
AUFTRAGSDISPOSITION
an Dienstleister
In der Energyline wird ein Arbeitsauftrag
an einen externen Dienstleister disponiert
AUFTRAGSBEARBEITUNG
durch externen Dienstleister
Die Auftragsbearbeitung und Protokollierung erfolgt beim externen Dienstleister
ZURÜCKMELDUNG
des Auftrags
In Energyline ist der Auftrag abgeschlossen. Protokolle, Lieferscheine und sonstige Anhänge vom Dienstleister sind angehangen
RECHNUNGSPRÜFUNG
ohne Systemwechsel
Bei der SharePoint-Rechnungsprüfung werden automatisch die Protokolle und Anhänge aus dem Energyline-Auftrag angezeigt. Für den Anwender sind keine Systemwechsel und parallele Suche nötig
RECHNUNGSVERSAND
vom Dienstleister
Dienstleister schickt seine Rechnung
mit Verweis auf die Auftragsnummer
RECHNUNGSEINGANG
Sharepoint
Intelligentes Routing der Eingangsrechnung
in den Freigabeprozess
TOP-THEMA
E-Rechnung:
Die Zukunft der Rechnungsverarbeitung
Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) in Deutschland verpflichtend.
Mit unserer Eingangsrechnungsverarbeitung für SharePoint sind sie dafür richtig aufgestellt. Egal ob XRechnung oder ZUGFeRD – die Eingangsrechnungn werden intelligent verarbeitet, visualisiert und in die richtigen Genehmigungsworkflows gebracht. Machen Sie mit uns den Schritt in die digitale Zukunft und profitieren Sie von den Vorteilen der E-Rechnung mit unserer leistungsstarken SharePoint-Lösung.
Alle Funktionen im Überblick
RECHNUNGSEINGANG
Effiziente Rechnungsverarbeitung und sichere Ablagen
EINGANGSPOST
ganz einfach digitalisiert und intelligent verteilt
URLAUBSVERWALTUNG
Genehmigungen von Abwesenheiten ganz einfach mit SharePoint Online
KUNDENMAPPE
Zentrale Verwaltung Ihrer Kundenkommunikation inkl. Schnittstellen zu Abrechnungssystemen
BESTELLANFORDERUNGEN
Ihren individuellsten Genehmigungsworkflow bilden wir ganz einfach mit SharePoint Online ab
ANLAGENMAPPE
Verwaltung einer Anlagendokumentation inkl. Anbindung zu unserer Energyline
EINGANGSPOST
Neben den vorhandenen klassischen prozessorientierten Lösungen wie den Post- und Rechnungseingang oder das Qualitätsmanagement können Sie auch die individuellen Prozesse wie z.B. Genehmigungsverfahren, Bestellfreigaben, Abwesenheiten bis hin zum On- und Offboarding von Mitarbeitern unter einer einheitlichen Oberfläche auf ihren digitalen Schreibtisch integrieren.
DELIGIEREN VON AUFGABEN
Auch das Erstellen und Verteilen bzw. Delegieren von Aufgaben gehört zu diesen Möglichkeiten. Dabei können vorgefertigte Workflows aber auch adhoc-Varianten genutzt werden.
VERTRAGSMANAGEMENT
Ein leistungsfähiges Vertragsmanagement auf der Basis der Microsoft SharePoint als Bestandteil des digitalen Schreibtisches ist natürlich ebenfalls umsetzbar und ist als vorgefertigte Lösung verfügbar. Auch in diesem Fall ist selbstverständlich die Möglichkeit von weitgehenden Anpassungen an Ihre individuellen Prozesse gegeben.
BETRIEBSMITTELVERWALTUNG
Darüber hinaus können auch eher datenorientierte Aufgabenstellungen wie z.B. eine mitarbeiterbezogene Betriebsmittelverwaltung umgesetzt werden.
ANLAGENMAPPEN
In der Form von Projekt-, Kunden- und Lieferanten sowie Anlagenmappen verbindet der digitale Schreibtisch bei Bedarf strukturierte Daten aus Datenbanken mit unstrukturierten Daten wie Dateien unterschiedlichster Formate, um alle relevanten Informationen zu einem Kunden oder einem Projekt an einer Stelle zusammenzuführen.
AUSWERTUNG & MESSBARKEIT
Der digitale Schreibtisch besteht aber natürlich nicht nur aus den Funktionalitäten eines Dokumentenmanagementsystems wie dem Microsoft SharePoint. Mittels des Microsoft Reporting Services können Sie nicht nur Ihre Datenbanken sondern auch die SharePoint Daten auswerten und miteinander in Beziehung setzen. Auch diese Funktionalität ist optisch dann ein integraler Bestandteil des digitalen Schreibtisches und verschafft so dem jeweiligen Benutzer des digitaler Schreibtisch ein klar strukturiertes einheitliches Nutzererlebnis.
OUTLOOK INTEGRATION
Der digitale Schreibtisch wäre nicht vollständig, wenn wir nicht auch Outlook in ihn integrieren und u.a. Mails direkt in relevante Ablagen wie z.B. die Kundenmappe überführen könnten.
FLOW-KOMPONENTEN
Mittels der Flow-Komponenten lassen sich letztlich auch Geschäftsprozesse integrieren, welche nicht direkt im digitalen Schreibtisch abgebildet werden sollen oder können.
BERECHTIGUNGEN & ADMIN FUNKTIONEN
All das muss natürlich auch administrativ gemanagt werden. Mittels des integrierten ganzheitlichen Berechtigungssystems behält Ihre Administration stets den Überblick und kann die Rechtevergabe so feingranular wie nötig steuern.
Integration durch SharePoint & Microsoft365
Möglich wird all dies durch die effiziente Anpassung des Microsoft SharePoint. Und das aktuelle noch unabhängig davon, ob in einer on premise- oder Cloudumgebung. Die Integration in die Microsoft365-Welt ist problemlos möglich und erweitert den Nutzen dieser Cloudumgebung beträchtlich.
Dabei ist der digitale Schreibtisch ein atmendes System, welches mit ihren individuellen Anforderungen mitwachsen kann. Das gilt nicht nur für das Customizing der Lösungen wie das Vertragsmanagement oder der Rechnungseingangsworkflow mit integrierter Belegerkennung. Die von uns genutzte Entwicklungsumgebung Shareflex by Portal Systems schafft die erforderlichen Freiheitsgrade, um Ihre konkreten Anforderungen für eine Prozessunterstützung mittels des Microsoft SharePoint erfüllen zu können.
Durch die Verwendung der Microsoft Cloud Technologien für SharePoint Online wird eine flexible und zukunftssichere Skalierbarkeit sichergestellt. Ob ein schlanker Genehmigungsworkflow mit wenigen Prozessteilnehmern oder die Dokument-intensive Vorgänge lassen sich jeweils kosteneffizient in der Cloud umsetzen und jederzeit auf ihre Bedürfnisse anpassen.
- Insbesondere im Microsoft365-Umfeld lässt sich auf diese Art und Weise Ihr Büroarbeitsplatz so digitalisieren, dass Sie ihn jederzeit mitnehmen und von unterwegs arbeiten können.
Wir sind Ihr Profi für den digitalen Schreibtisch
Wir beschäftigen uns seit vielen Jahren mit dieser Technologie und können dementsprechend auf eine umfangreiche Expertise verweisen.
Eine der wesentlichen Vorteile des ShareFlex sehen wir in der Möglichkeit, klassische Aufgabenstellungen wie das Vertragsmanagement oder den Rechnungseingangsworkflow out oft the Box umsetzen zu können, ohne in den Freiheitsgraden für die Anpassungen von spezifischen Prozessen eingeschränkt zu sein. Sie haben die Wahl und selbstverständlich stehen wir Ihnen in jeder Phase des Projektes beratend zur Seite.
Sprechen Sie uns an.
Digitale Prozesse sind unsere Stärke!
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